Allgemeine Datenschutzhinweise für Mitglieder, Kunden und Geschäftspartner

Allgemeine Datenschutzhinweise für Mitglieder, Kunden und Geschäftspartner — Nachbarschaftshilfe Grünwald e. V.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung in unserem Verein.

Diese Hinweise haben den Stand September 2026. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise an Änderungen in Vorschriften oder der Rechtsprechung anzupassen.

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher, männlicher und diverser Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Inhalt

Verantwortlicher
Datenschutzbeauftragter
Details der Datenverarbeitungen innerhalb des Vereins und Unterstützungsleistungen
Datenübermittlung Drittländer
Hinweis Speicherdauer und Löschfristen
Hinweis Datenherkunft
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)?
Betroffenenrechte

1. Verantwortlicher

Nachbarschaftshilfe Grünwald e.V.

GF Tobias Sicheneder

Tobrukstr. 2

82031 Grünwald

Vertreten durch den Vorstand:

Barbara Portenlänger (Vorstand Projekte)

Dorothea Ramsauer-Burghardt (Vorstand Personal)

Frank Lamby (Vorstand Finanzen)

Telefon: +49 (0)89/649 649 99 -0

E-Mail: info@nbh-gruenwald.de

2. Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte des Vereins ist unter der vorstehenden Anschrift und unter datenschutz@nbh-gruenwald.de erreichbar.

3. Details der Datenverarbeitungen innerhalb des Vereins und Unterstützungsleistungen

3.1 Geschäftspartner und Lieferanten, Übungsleiter, KTPP

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten (Name, Anschrift, Firma, Ansprechpartner)
Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
Vertrags- und Abrechnungsdaten (Bankverbindung, Steuernummer, Rechnungen)
Kommunikationsdaten
Ggf. weitere für die Vertragsdurchführung benötigte Daten

Zweck der Datenverarbeitung

Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen
Kommunikation mit Geschäftspartnern, Lieferanten, Übungsleitern
Buchhaltung und Zahlungsabwicklung
Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Geschäftsabwicklung)

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Steuerberater, Buchhaltung
Banken
Öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung

Speicherdauer

Dauer des Vertragsverhältnisses
Darüber hinaus gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6–10 Jahre)

3.2 Ehrenamt

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
Kontaktdaten
Tätigkeits- und Qualifikationsdaten
Nachweise (z. B. erweitertes Führungszeugnis, falls erforderlich)

Zweck der Datenverarbeitung

Organisation und Durchführung ehrenamtlicher Tätigkeiten
Kommunikation und Einsatzplanung
Nachweis rechtlicher Voraussetzungen
Öffentlichkeitsarbeit des Vereins

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (ehrenamtliche Vereinbarung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Vorgaben)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Prozesse)
ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Steuerberater, Buchhaltung
Öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung
Kunden

Speicherdauer

Dauer der ehrenamtlichen Tätigkeit
Danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen bzw. max. 3 Jahre

3.3 Vereinsmitglieder

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten
Kontaktdaten
Bankverbindung
Mitgliedschafts- und Beitragsdaten

Zweck der Datenverarbeitung

Mitgliederverwaltung
Beitragseinzug, Spendenquittung
Organisation von Vereinsaktivitäten
Erfüllung satzungsmäßiger Zwecke

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaftsverhältnis)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen des Vereins)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Öffentlichkeitsarbeit)

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Banken
Steuerberater, Buchhaltung
Dachverbände
Versicherungen (soweit erforderlich)

Speicherdauer

Dauer der Mitgliedschaft
Danach gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

3.4 Kindertagespflege

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten von Kindern und Sorgeberechtigten
Kontaktdaten
Vertragsinteressen
Betreuungs- und Vertragsdaten
Gesundheitsdaten (z. B. Allergien, Masernschutzimpfungen)
Fotos
Interessentendaten- und Anfragen

Zweck der Datenverarbeitung

Organisation, Dokumentation und Durchführung der Betreuung
Sicherstellung des Kindeswohls
Abrechnung und Nachweise gegenüber Kostenträgern

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung- Durchführung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (gesetzliche Verpflichtung, Gesundheitsvorsorge)
Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung z. B. bei Fotos)

Empfänger

Intern zuständige Stellen/Kindertagespflegepersonen (KTPP), Auftragsverarbeiter
Jugendämter / Kostenträger
Steuerberater, Buchhaltung
Gesundheitsbehörden bei Bedarf

Speicherdauer

Dauer der Betreuung
Danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen (i. d. R. max. 10 Jahre)

3.5 Beratungsleistungen (Integration, Allgemeine Soziale Beratung)

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten
Kontaktdaten
Sozial-, Lebens- und Beratungsdaten
ggf. besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Krankheiten, Religion)

Zweck der Datenverarbeitung

Durchführung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen
Dokumentation und Qualitätssicherung

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)
Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interesse z. B. Beratungsstatistiken)

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Kooperationspartner, Behörden, Ämter (sofern erforderlich)

Speicherdauer

Dauer der Beratung
Danach i. d. R. nach Ende der Beratungsleistung, oftmals auch länger als 3 Jahre bei langjährigen Klienten

3.6 Unterstützung und Soziales (Essen auf Rädern, Begleitdienste, Hauswirtschaftliche Dienste)

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten
Kontaktdaten
Leistungs- und Abrechnungsdaten
ggf. Gesundheitsdaten

Zweck der Datenverarbeitung

Organisation und Erbringung der Leistungen
Abrechnung
Sicherstellung bedarfsgerechter Unterstützung

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung, Durchführung)
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interesse – schnelle Kontaktmöglichkeit)
Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen der Betroffenen)

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Steuerberater, Buchhaltung
Abrechnungsstellen / Kostenträger
Banken
Ggf. Angehörige/Betreuer
Ggf. bei Notfällen medizinisches Personal

Speicherdauer

Dauer der Leistungserbringung
Danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen (max. 10 Jahre)

3.7 Tafel Grünwald

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten
Kontaktdaten
Berechtigungsnachweise
Haushalts- und Bedarfsdaten

Zweck der Datenverarbeitung

Organisation der Lebensmittelausgabe
Prüfung der Bezugsberechtigung
Dokumentation der Hilfeleistung

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung, Durchführung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Führen von Bedarfsstatistiken)

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Öffentliche Stellen bei gesetzlichen Pflichten
Dachverband Tafel Deutschland

Speicherdauer

Dauer der Inanspruchnahme
Danach max. 3 Jahre

3.8 Ferienprogramm und Freies Spiel

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten der Kinder
Kontaktdaten der Sorgeberechtigten
Teilnahme- und Betreuungsdaten
ggf. Gesundheitsdaten (z. B. Allergien)
ggf. Fotos

Zweck der Datenverarbeitung

Organisation, Dokumentation und Durchführung der Angebote
Sicherstellung der Aufsichtspflicht
Kommunikation mit Eltern, Betreuern und Kursleitern

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung, Durchführung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interesse – schnelle Kontaktmöglichkeit, Auslastungsstatistiken)
Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen der Betroffenen)

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Betreuer, Kursleiter

Speicherdauer

Ende des Programms
Danach max. 2 Jahre

3.9 Freiwilliges soziales Schuljahr

Kategorien personenbezogener Daten

Name, Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail, Telefon) von Ansprechpartnern, Schülern, Erziehungsberechtigten
Interessen und Informationen zum ehrenamtlichen Engagement
Bilder/Videos

Zweck der Datenverarbeitung

Organisation und Koordination des freiwilligen sozialen Schuljahrs
Vermittlung von Einsatzstellen/Organisationen an Schüler
Projektförderung und Information von Interessierten (z. B. Schulen, Einsatzstellen)
Unfall-Versicherungsschutz des Schülers im Rahmen einer Gruppenunfallversicherung
Durchführung von Workshops und Begleitung des freiwilligen sozialen Schuljahres
Öffentlichkeitsarbeit

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Unsere berechtigten Interessen liegen u. a. in der Vermittlung zur Vertragsanbahnung für das ehrenamtliches Engagement des Schülers in der Einsatzstelle, die Sicherstellung des Versicherungsschutzes, die erfolgreiche Projektumsetzung des freiwilligen sozialen Schuljahres im Gemeindegebiet und der Gewinnung von Unternehmen und Einrichtungen als Partner
Artt. 6 Abs. 1 lit. a, 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – Einwilligung für die Verarbeitung von Aufnahmen (Anfertigung, Retusche, Nutzung, Veröffentlichung von Fotos/Videos)
Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO – Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, denen wir als Verein unterliegen

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Schulen / Kooperationspartner / Schüler
Kunden/Kooperationspartner/Geschäftspartner, Besucher der Internetauftritte und Empfänger von Printprodukten

Speicherdauer

Dauer des Schuljahres
Danach bis zu 3 Jahre

3.10 Café Treffpunkt und Secondhandladen

Kategorien personenbezogener Daten

Stammdaten
Kontaktdaten
Vertrags- und Abrechnungsdaten
ggf. Spenden- und Kassendaten

Zweck der Datenverarbeitung

Organisation des Betriebs
Kunden- und Lieferantenkommunikation
Buchhaltung und Nachweisführung

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung- Durchführung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse z. B. Betrugsprävention, Dokumentation von Hausverboten, Organisationssicherstellung)

Empfänger

Intern zuständige Stellen, Auftragsverarbeiter
Steuerberater, Buchhaltung
Banken

Speicherdauer

Entsprechend steuer- und handelsrechtlicher Vorgaben
i. d. R. 10 Jahre

4. Datenübermittlung Drittländer

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung der Verträge (z. B. Zahlungsaufträge) erforderlich ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

5. Hinweis Speicherdauer und Löschfristen

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Gesetzliche Pflichten können sich z.B. aus dem Sozialgesetzbuch (SGB IV), dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen auch bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt. Die Löschung gespeicherter personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht oder Sie Ihr überwiegendes berechtigtes Interesse an einer Löschung durch Widerspruch geltend gemacht haben.

Speichern oder Verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund einer separaten Einwilligung, werden diese gelöscht, sofern der Zweck wegfällt oder sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder begründete und berechtige Interessen unsererseits dem Entgegenstehen.

Die Löschung gespeicherter personenbezogener Daten erfolgt zudem, wenn Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder gelöscht werden müssen, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

6. Hinweis Datenherkunft

Die personenbezogenen Daten werden überwiegend unmittelbar bei den betroffenen Personen, d. h. ihnen direkt erhoben.

Sofern dies erforderlich ist, können die Daten auch von Angehörigen, gesetzlichen Vertretern oder sonstigen bevollmächtigten Personen stammen (z. B. von Eltern oder Betreuungspersonen).

In seltenen Einzelfällen erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Behörden oder andere öffentliche Stellen, soweit dies im Rahmen gesetzlicher Aufgaben und unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zulässig ist.

Sofern wir personenbezogene Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erheben, stammen diese Daten ausnahmsweise von

Angehörigen oder gesetzlichen Vertretern oder
zuständigen Behörden oder öffentlichen Stellen.

In diesen Fällen informieren wir die betroffene Person gemäß Art. 14 DSGVO gesondert über die Datenverarbeitung, soweit und sobald dies gesetzlich vorgeschrieben ist, es sei denn

die Information ist bereits erfolgt, in den Fällen in denen wir ihre Daten von Angehörigen oder gesetzlichen Vertretern erhalten haben, gehen wir davon aus, dass Sie bereits über die Datenverarbeitung informiert, wurden
die Informationserteilung ist unmöglich oder mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden (z. B. aufgrund des Gesundheitszustandes) oder
eine gesetzliche Ausnahme greift.

7. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)?

Von uns werden keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

8. Betroffenenrechte

Sie haben folgende Rechte als „betroffene Person“, deren Daten wir verarbeiten:

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung („Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Recht auf Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format nach Art. 20 DSGVO

Soweit wir die Verarbeitung für bestimmte Zwecke Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Nach Erhalt Ihres Widerrufs werden wir die Datenverarbeitung für die Zwecke einstellen, für die Sie uns die Einwilligung erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Erhalt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit ohne Begründung widersprechen. Um Ihr Widerspruchsrecht auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an uns (z.B. per E-Mail an datenschutz@nbh-gruenwald.de) mit der Angabe, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, haben Sie das Recht zur Beschwerde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (in der Regel Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit). Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde eingelegt werden, die am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist.